Professionelle E-Mails auf Englisch schreiben: Höflich, klar und auf den Punkt

Hier ist die Wahrheit: E-Mails können tückisch sein. Anders als in einem persönlichen Gespräch kann man sich nicht auf ein Lächeln, ein Schulterzucken oder das klassische Zwinker-Emoji verlassen, um Freundlichkeit oder Humor zu zeigen.

Ganz am Anfang meiner Karriere im Marketing habe ich einmal eine E-Mail auf Englisch geschrieben – direkt aus dem Russischen oder Deutschen übersetzt. Einer der Sätze lautete: „I was expecting your reply yesterday. Send feedback ASAP.“ (Ich hatte Ihre Antwort gestern erwartet. Bitte senden Sie Ihr Feedback so schnell wie möglich.)

Im Russischen oder im Deutschen ist eine direkte Erinnerung wie diese völlig normal – ohne „weichere“ Formulierungen. Doch mein englischsprachiger Kunde reagierte verunsichert: „Did I miss something? Sorry if I’ve caused delays.“ (Habe ich etwas übersehen? Entschuldigung, falls ich für Verzögerungen gesorgt habe.)

Das war ein ziemlicher Oops-Moment. Ich hatte Glück, dass die Antwort nicht etwas in der Art von „Let’s take a step back and revisit our collaboration.“ war – was in der Geschäftswelt oft so viel heißt wie „Sie stehen hier gerade auf dünnem Eis.“ Oder schlimmer noch: Dass die Sache nicht direkt bei meinem Chef gelandet ist.

Ich habe daraus gelernt: Ein neutral klingender Satz in einer Sprache kann in einer anderen Sprache unhöflich, ungeduldig oder sogar konfrontativ wirken. In Englisch braucht es oft kleine Höflichkeitsformeln wie “please” oder weiche Übergänge, um eine Nachricht professionell und freundlich klingen zu lassen.

Seitdem achte ich besonders auf Tonfall, Formulierungen und kulturelle Unterschiede beim Schreiben von E-Mails. Zudem habe ich Business-Englisch gemeistert, sodass ich heute genau weiß, wie ich meine Botschaft klar vermittle – und gleichzeitig sicherstelle, dass sie positiv aufgenommen wird.

Und genau dabei möchte ich Ihnen helfen. Lassen Sie uns gemeinsam dafür sorgen, dass Ihre E-Mails Antworten bekommen – und keine hochgezogenen Augenbrauen, so wie meine damals.

Warum lohnt es sich, gute E-Mails auf Englisch zu schreiben?

Ganz ehrlich – E-Mails verschwinden nicht so schnell. Selbst wenn immer mehr Unternehmen auf Messaging-Tools wie Slack umsteigen, bleibt die E-Mail ein fester Bestandteil der Kommunikation.

Ob bei Bewerbungen, Projektabsprachen oder Kundenanfragen – oder einfach, um mit Freunden auf der anderen Seite der Welt in Kontakt zu bleiben: Ihre Fähigkeit, gute englische E-Mails zu schreiben, kann Ihre Karriere, Beziehungen und manchmal auch Ihre Würde beeinflussen.

Hier sind ein paar gute Gründe, warum es sich lohnt, diese Fähigkeit zu meistern:

• Professionelle Glaubwürdigkeit – Vermeiden Sie es, unbeabsichtigt wie ein mürrischer Schurke aus einem James-Bond-Film zu klingen.
• Klare Kommunikation – Weniger Missverständnisse, weniger nervige Rückfragen, mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge.
• Internationale Kontakte – Knüpfen Sie berufliche und private Verbindungen weltweit – ohne versehentlich eine ganze Nation zu beleidigen.
• Mehr Selbstbewusstsein – Drücken Sie auf „Senden“, ohne Panikattacken oder den inneren Monolog à la „Habe ich mein Leben gerade ruiniert?“
• Bessere Karrierechancen – Bekommen Sie Antworten (und vielleicht sogar Jobangebote), statt von Personalern auf ewig ignoriert zu werden.

Gute E-Mail-Etikette hat mir Türen geöffnet – zu spannenden Jobs, internationalen Kooperationen und sogar tollen Networking-Events. Klar, Fehler passieren immer noch – aber inzwischen sind sie eher lustige Anekdoten als peinliche Karrierekiller.

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für professionelle E-Mails auf Englisch

E-Mails gehören zum Berufsalltag – und gerade im internationalen Umfeld ist es entscheidend, sie klar, höflich und professionell zu formulieren. Doch das Schreiben auf Englisch kann eine Herausforderung sein.

Manchmal klingt eine Nachricht in der eigenen Sprache ganz normal, doch in der Übersetzung wirkt sie plötzlich zu direkt oder unhöflich. Eine freundliche Erinnerung kann als fordernd aufgefasst werden, eine harmlose Bitte als unklare Anweisung. Und im schlimmsten Fall entsteht Missverständnis oder Verwirrung.

Damit Ihnen das nicht passiert, finden Sie hier eine einfache Schritt-für-Schritt-Anleitung, mit der Sie E-Mails auf Englisch souverän und professionell schreiben – und dabei sicherstellen, dass sie gut ankommen.

Schritt 1: Die Betreffzeile

Machen Sie sie „clickable“, nicht „cringey“. Die Betreffzeile ist das Erste, was der Empfänger sieht – sie sollte also kurz, präzise und aussagekräftig sein. Idealerweise fassen Sie Ihr Anliegen in drei bis sechs Wörtern zusammen. Vermeiden Sie unklare oder zu lockere Formulierungen wie „Check this out!“.

Schritt 2: Die richtige Anrede

„Hey bro“ mag in einer Nachricht an einen alten Studienfreund funktionieren, aber für eine geschäftliche E-Mail ist es ein absolutes No-Go. Wählen Sie die Anrede passend zum Empfänger und zur Situation. In formellen Kontexten wird „Dear“ (z. B. „Dear Mr. Smith“) verwendet. Für halbformelle oder freundliche E-Mails sind „Hi“, „Hello“ oder einfach der Vorname völlig in Ordnung.

Schritt 3: Der Hauptteil der E-Mail

E-Mails sind keine Romane. Niemand möchte eine riesige Textwand lesen. Halten Sie Ihre Sätze kurz und prägnant, und nutzen Sie Absätze oder Aufzählungspunkte, um Ihre Gedanken übersichtlich zu strukturieren. Setzen Sie auf Klarheit, Professionalität und Direktheit – der Empfänger wird es Ihnen danken, indem er tatsächlich antwortet.

Englisch lernen: Meine geprüften und erprobten Tools und Methoden:

• Die 15 besten Apps zum Englischlernen – Persönlich getestet
• 10 Apps zum Lernen von Business Englisch – Persönlich getestet
• Englisch Vokabeln lernen: 15 Apps unter der Lupe

Schritt 4: Die Schlussformel

„Best regards“, „Kind regards“ oder „Warm regards“ sind immer eine sichere Wahl.

Für weniger formelle E-Mails gehen auch „Cheers“, „Thanks“ oder „Talk soon“. Aber bitte beenden Sie eine geschäftliche E-Mail niemals mit „Later, dude“ oder „See ya!“ – das gehört eher in private Chats oder in die Fantasy-Football-Gruppe.

Schritt 5: Signatur & Abschied

Beenden Sie Ihre E-Mail professionell. Geben Sie Ihren vollständigen Namen, Ihre Position (falls nötig) und Ihre Telefonnummer an, wenn es relevant ist.

Aber bitte keine animierten GIFs, keine unnötigen Social-Media-Links (außer es ist beruflich relevant) und keine kitschigen Motivationszitate.

Und so verlockend es auch sein mag – Emojis haben in einer geschäftlichen E-Mail nichts zu suchen. Es sei denn, Ihr offizieller Jobtitel ist „Chief Emoji Officer“.

Formal oder informell? Die ultimative E-Mail-Stil-Übersicht

Unsicher, wann eine E-Mail förmlich sein sollte und wann ein entspannter Ton in Ordnung ist? Diese Übersicht zeigt Ihnen, wann welcher Stil angebracht ist – damit Sie nicht versehentlich „Hey you“ an Ihren Chef schicken oder eine Gruppenchat-Nachricht mit „Best regards“ beenden.

Formelle E-Mail-Beispiele für verschiedene Situationen

Sie sind unsicher, wie Sie höflich und professionell klingen können, ohne sich wie ein wandelndes Wörterbuch zu fühlen?

Hier sind drei typische Szenarien aus dem Berufsalltag – inklusive praxisnaher E-Mail-Beispiele, die Ihnen helfen, Ihre nächste formelle E-Mail mühelos zu formulieren.

Email 1: Job Application

Subject: Application for Marketing Assistant Position

Dear Hiring Manager,

I’m writing to apply for the Marketing Assistant position advertised on your careers page.

Attached is my résumé detailing my relevant experience and qualifications.

I’m very excited about the opportunity and look forward to potentially discussing my application further.

Thank you very much for your time and consideration.

Best regards,

Krystyna Trushyna

[Your contact information]

Übersetzung: Bewerbung auf eine Stelle

Situation: Sie bewerben sich auf eine ausgeschriebene Stelle als Marketing Assistant.

Betreff: Bewerbung für die Position als Marketing Assistant

Sehr geehrte Damen und Herren,

mit großem Interesse bewerbe ich mich auf die Position als Marketing Assistant, die Sie auf Ihrer Karriereseite ausgeschrieben haben.

Anbei finden Sie meinen Lebenslauf mit allen relevanten Qualifikationen und Erfahrungen.

Ich freue mich über die Möglichkeit, mich bei Ihnen persönlich vorzustellen, und stehe für ein Gespräch jederzeit zur Verfügung.

Vielen Dank für Ihre Zeit und Ihre Rückmeldung.

Mit freundlichen Grüßen,

Krystyna Trushyna

[Ihre Kontaktdaten]

Hinweise:

• Eine neutrale Anrede wie “Dear Hiring Manager” („Sehr geehrte Damen und Herren“) eignet sich, wenn kein Ansprechpartner genannt ist.
• Der Zweck der E-Mail wird klar und professionell formuliert, ohne übertrieben förmlich oder zu locker zu wirken.
• Prüfen Sie in der Stellenausschreibung, ob das Anschreiben als E-Mail-Text oder als Anhang gewünscht ist und ob besondere Vorgaben für den Betreff bestehen.

Email 2: Requesting Information from a Colleague

Subject: Request for Updated Project Timeline

Dear James,

I hope you’re well. Could you please send me the latest updates on the timeline and key milestones for the [name of project] project?

This information will greatly assist me in finalizing our team’s deliverables.

Thanks so much for your help; I really appreciate it.

Kind regards,

Krystyna Trushyna

Digital Marketing Manager

Übersetzung: Informationen von einer Kollegin oder einem Kollegen anfordern

Situation: Sie benötigen aktuelle Informationen zum Projektstatus und zur Zeitplanung von einer Person aus einer anderen Abteilung.

Betreff: Bitte um Aktualisierung des Projektzeitplans

Lieber Herr Müller,

ich hoffe, es geht Ihnen gut. Könnten Sie mir bitte die neuesten Updates zum Zeitplan und den wichtigsten Meilensteinen für das Projekt [Projektname] zukommen lassen?

Diese Informationen helfen mir sehr dabei, die nächsten Schritte für unser Team festzulegen.

Vielen Dank im Voraus für Ihre Unterstützung – ich weiß das wirklich zu schätzen.

Mit besten Grüßen,

Krystyna Trushyna

Digital Marketing Manager

Hinweise:

• Freundlicher und professioneller Ton, ohne zu förmlich oder distanziert zu wirken.
• Kurze, höfliche Wendungen wie „I really appreciate it“ (Ich weiß das wirklich zu schätzen) stärken die Zusammenarbeit.
• Falls nötig, können Sie in der E-Mail mehr Kontext geben oder genauer angeben, welche Informationen Sie benötigen.

Email 3: Formal Complaint

Subject: Order #12345 – Incorrect Items Received

Dear Customer Support,

Unfortunately, my recent order (Order #12345) contained incorrect items.

Instead of the wireless headphones, I received wired earbuds.

Could you please advise how we can promptly resolve this issue?

Thank you for your immediate attention to this matter.

Sincerely,

Krystyna Trushyna

Übersetzung: Formelle Beschwerde

Situation: Sie haben bei einer Online-Bestellung falsche Artikel erhalten und möchten das Problem schnell klären.

Betreff: Bestellung #12345 – Falsche Artikel erhalten

Sehr geehrtes Kundenservice-Team,

bei meiner letzten Bestellung (#12345) gab es leider eine Verwechslung. Anstelle der kabellosen Kopfhörer habe ich kabelgebundene Ohrhörer erhalten.

Könnten Sie mir bitte mitteilen, wie wir das Problem schnellstmöglich lösen können?

Vielen Dank für Ihre schnelle Rückmeldung.

Mit freundlichen Grüßen,

Krystyna Trushyna

Hinweise:

• Klare und sachliche Beschreibung des Problems, ohne überflüssige Emotionen.
• Höfliche, aber bestimmte Formulierung, um die Dringlichkeit zu unterstreichen, ohne unfreundlich zu wirken.
• Falls gewünscht, könnte man noch nach einer Erstattung, einem Ersatz oder der Rücksendemöglichkeit fragen.

Mein Tipp für Sie: Lesen Sie unbedingt die Artikel „Die schwierigsten Sprachen zu lernen – Laut Sprachlernexperten“ und „Warum das Erlernen einer zweiten Sprache Ihr Gehirn stärkt„. Beide Artikel bieten spannende Einblicke in die Herausforderungen und Vorteile des Sprachenlernens und können Ihnen wertvolle Informationen für Ihre Sprachlernreise liefern.

Informelle E-Mail-Beispiele für verschiedene Situationen

Manchmal sind die schwierigsten E-Mails genau die, die Sie an Freunde oder Bekannte schreiben – wie locker ist zu locker?

Mein Tipp: Lieber etwas zu förmlich als zu lässig. Damit fährt man in den meisten Fällen sicher. Oder noch einfacher: Wenn Sie nicht die erste Nachricht schreiben, spiegeln Sie einfach den Ton der anderen Person.

Hier sind drei einfache Beispiele, wie Sie informell, aber dennoch klar und angemessen schreiben können.

Email 1: Catching Up with a Friend

Subject: It’s been forever!

Hey Rebecca,

It feels like a century since we last talked. How have you been?

Let’s hop on a video call soon—I’m dying to catch up on everything (especially your latest adventures!).

Talk soon!

Krystyna

Übersetzung: Kontakt zu einer Freundin oder einem Freund aufnehmen

Situation: Sie haben seit Monaten nicht mit einer Freundin oder einem Freund gesprochen und möchten sich mal wieder melden.

Betreff: Schon ewig her!

Hey Rebecca,

Wahnsinn, wie lange wir schon nicht mehr gequatscht haben! Wie läuft’s bei dir?

Lass uns unbedingt mal wieder telefonieren – ich bin total gespannt, was es Neues gibt (vor allem deine neuesten Abenteuer!).

Freu mich drauf!

Bis bald,

Krystyna

Hinweise:

• Kurz, herzlich und locker – genau richtig für den Kontakt zu Freundinnen oder Freunden.
• Falls gewünscht, können Sie direkt ein Datum für ein Gespräch vorschlagen.

Email 2: Asking a Casual Favor

Subject: Can I bribe you with pizza? 🍕

Hey Rebecca,

Are you around this Saturday?

I’m finally moving apartments (yay!), and could really use an extra hand. Pizza and drinks on me, obviously—just let me know.

No worries if you’re busy!

Cheers,

Krystyna

Übersetzung: Einen Gefallen erbitten

Situation: Sie ziehen am Wochenende um und brauchen Hilfe von einer Freundin oder einem Freund.

Betreff: Kann ich dich mit Pizza bestechen? 🍕

Hey Rebecca,

Hast du am Samstag zufällig Zeit?

Ich ziehe endlich um (yay!) und könnte echt ein paar helfende Hände gebrauchen.

Natürlich gibt’s Pizza und Drinks als Dankeschön – sag einfach Bescheid!

Falls es nicht passt, kein Stress.

Liebe Grüße,

Krystyna

Hinweise:

• Locker, freundlich und humorvoll – ohne Druck.
• Ein Emoji kann hier gut passen, um die Nachricht noch persönlicher zu machen.

Email 3: Quick Thank-You Note

Subject: You’re a lifesaver!

Hi Rebecca,

Seriously, thanks a million for stepping in and covering my shift yesterday.

You saved me big time! Let me know when I can return the favor.

Thanks again!

Krystyna

Übersetzung: Eine kurze Dankes-Mail

Situation: Eine Kollegin oder ein Kollege hat Ihnen spontan ausgeholfen, und Sie möchten sich bedanken.

Betreff: Du bist ein Lebensretter!

Hey Rebecca,

tausend Dank, dass du gestern so spontan eingesprungen bist – das hat mir echt mega geholfen!

Sag Bescheid, wenn ich mich irgendwann revanchieren kann.

Danke nochmal!

Krystyna

Hinweise:

• Herzlich und direkt – nicht übertrieben förmlich, aber dennoch wertschätzend.
• Ein kleines Dankeschön in lockerer Form sorgt für eine positive Kommunikation.

13 einfache Tipps für professionelle E-Mails auf Englisch

Möchten Sie natürlicher klingen, peinliche Fehler vermeiden und endlich aufhören, sich vor jeder englischen E-Mail den Kopf zu zerbrechen? Keine Sorge, ich habe die besten Tipps für Sie zusammengestellt, mit denen Sie die häufigsten Stolperfallen umgehen.

1. Kurz und präzise halten

Niemand möchte Ihre ganze Lebensgeschichte lesen – wirklich nicht. Fassen Sie sich kurz und konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche.

2. Zweimal prüfen, einmal senden

Autokorrektur ist nicht Ihr Freund. Lesen Sie Ihre E-Mail immer noch einmal gegen, um Tippfehler oder missverständliche Formulierungen zu vermeiden.

3. Ein klares Ziel haben

Bevor Sie auf „Senden“ klicken, fragen Sie sich: „Was genau möchte ich mit dieser E-Mail erreichen?“ Wenn Sie das nicht beantworten können, wird es Ihr Empfänger auch nicht können.

4. Nur ein Thema pro E-Mail

Fragen Sie nicht gleichzeitig nach dem morgigen Meeting, der überfälligen Gehaltserhöhung und dem verschwundenen Tacker. Zu viele Themen auf einmal führen oft dazu, dass nichts davon beantwortet wird.

5. Eine seriöse E-Mail-Adresse verwenden

Falls Sie immer noch „[email protected]“ benutzen – es wird Zeit für eine Veränderung. Verwenden Sie eine professionelle Adresse mit Ihrem Namen.

6. Den Empfänger im Blick behalten

Der Schreibstil für einen Kollegen ist nicht derselbe wie für Ihren Vorgesetzten. Passen Sie den Ton der E-Mail an die Beziehung an.

7. Auf eine gute Formatierung achten

Absätze und Aufzählungspunkte helfen dabei, die E-Mail leserlich und übersichtlich zu gestalten. Eine große Textwand schreckt Leser ab.

8. KEINE GROSSBUCHSTABEN VERWENDEN

SCHREIEN IST KEIN GUTER LOOK. Großbuchstaben wirken aggressiv und unhöflich – also besser vermeiden.

9. Anhänge überprüfen

„Please find attached“ hilft nur, wenn tatsächlich eine Datei angehängt ist. Überprüfen Sie das dreifach, bevor Sie senden.

10. Eine klare Betreffzeile formulieren

„URGENT HELP PLZ!!!“ ist weder professionell noch effektiv. Wählen Sie eine Betreffzeile, die den Inhalt der E-Mail widerspiegelt.

11. Höfliche Begründungen geben

Verwenden Sie das Wort „because“ (weil), wenn Sie um etwas bitten. Studien zeigen, dass Menschen eher bereit sind zu helfen, wenn sie eine nachvollziehbare Begründung bekommen.

12. Beweise liefern, nicht nur behaupten

Wenn möglich, fügen Sie Beispiele, Screenshots oder konkrete Details hinzu, um Missverständnisse zu vermeiden.

13. Hilfsmittel wie Grammarly oder ChatGPT nutzen

Lassen Sie Ihre E-Mail nicht komplett von KI schreiben, aber ein schnelles Gegenlesen und Polieren kann helfen. Schreiben Sie zuerst Ihren eigenen Entwurf, lassen Sie ihn dann von KI optimieren – und prüfen Sie ihn noch einmal.

Mein Tipp: Business Englisch mit Babbel lernen

Englisch ist in der Geschäftswelt unverzichtbar. Wer international arbeiten oder Karrierechancen nutzen möchte, kommt um Business Englisch nicht herum. Doch allgemeine Sprachkenntnisse reichen oft nicht aus – es geht darum, sich professionell, selbstbewusst und präzise auszudrücken. Hier kommt Babbel ins Spiel (auch lesen: Babbel Erfahrungen).

Ich habe den Business Englisch-Kurs von Babbel persönlich getestet, um herauszufinden, ob er wirklich einen Unterschied macht. Die Lektionen sind klar strukturiert, praxisnah und helfen Ihnen gezielt dabei, sich im Berufsalltag sicher auf Englisch zu verständigen.

Besonders gut gefallen haben mir die spezifischen Module zu Themen wie Meetings, E-Mails oder Verhandlungen – perfekt für alle, die Englisch aktiv im Job nutzen müssen.

Ein großer Vorteil ist die Flexibilität: Sie lernen in Ihrem eigenen Tempo, können Module nach Bedarf auswählen und die Inhalte bequem über die Sprachlern-App oder den Browser abrufen. Wer zusätzlich noch an seiner Aussprache arbeiten möchte, kann mit Babbel Live Unterricht bei muttersprachlichen Lehrkräften nehmen.

Kurzum: Babbel ist eine großartige Wahl für alle, die Business Englisch effektiv und ohne komplizierte Kurspläne lernen möchten. Probieren Sie es selbst aus – es lohnt sich!

E-Mails mit Selbstbewusstsein (und weniger Stress) senden

Englische E-Mails können einschüchternd wirken – besonders, wenn es nicht Ihre Muttersprache ist. Aber mit etwas Übung, Achtsamkeit und der Vermeidung von „Love ya“ als Abschiedsformel in Geschäftsmails klappt es bald mühelos.

Denken Sie daran: Es geht weniger um perfekte Grammatik, sondern um klare Kommunikation.

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