Wer arbeitet wann: Das regeln viele Arbeitgeber mit einem Dienstplan. Die Einteilung für bestimmte Arbeitszeiten ist dabei oft Quelle für Frust, Konflikte und Ärger. Etwa, wenn Beschäftigte an einem Tag arbeiten sollen, an dem sie eigentlich freihaben wollten. Aber welche Rechte haben Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer bei der Gestaltung von Dienstplänen? Antworten auf wichtige Fragen. 

Was ist ein Dienstplan?

In einem Unternehmen regelt ein Dienstplan für jeden einzelnen Beschäftigten Arbeitszeiten, Schichten, Pausen, Einsatzorte und freie Tage – es geht also um Personaleinsatzplanung. Bei einem Dienstplan handelt es sich nach Angaben von Till Bender von der DGB Rechtsschutz GmbH um eine Weisung des Arbeitgebers.

Gibt es im Unternehmen einen Betriebsrat, so hat dieser laut Bender ein "echtes Mitbestimmungsrecht bei der Gestaltung des Dienstplans". Der Betriebsrat hat mitzubestimmen bei Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit, einschließlich der Pausen sowie der Verteilung der Arbeitszeit auf die einzelnen Wochentage. Geregelt ist dies im Betriebsverfassungsgesetz. "Der Arbeitgeber kann die Arbeitszeit dann nicht mehr einseitig festlegen", so Bender. 

Gibt es keinen Betriebsrat, kann der Arbeitgeber den Dienstplan grundsätzlich frei gestalten. Dabei muss er laut Bender die Interessen der Belegschaft hinreichend berücksichtigen.

Ein Dienstplan ist für beide Seiten – sowohl für Beschäftigte als auch für Arbeitgeber – bindend, sobald er kommuniziert ist. Darauf weist Veit Hartmann vom Institut für angewandte Arbeitswissenschaft (Ifaa) hin.

Wie kurzfristig darf ein Dienstplan geändert werden? 

"Regelungen hierzu finden sich oft im Arbeitsvertrag, in Betriebsvereinbarungen oder auch in Tarifverträgen", sagt Hartmann. Ansonsten gilt in der betrieblichen Praxis häufig: Beschäftigte müssen mindestens vier Tage im Voraus wissen, wann sie arbeiten sollen. 

Ein sehr kurzfristiger Einsatz von Beschäftigten, die laut dem ursprünglichen Dienstplan frei hätten, ist in aller Regel nur in echten Notfällen denkbar. "Letztendlich können Arbeitgeber aber nur an die Freiwilligkeit von Beschäftigten appellieren, in echten Notfällen einzuspringen, wenn es dazu keine besonderen Regelungen im Tarif- oder Arbeitsvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung gibt", sagt Hartmann. Bei einem Nein zum Einspringen drohen Arbeitnehmenden keine arbeitsrechtlichen Konsequenzen.

Welche Rechte haben Beschäftigte bei Diensttausch oder Absagen? 

Möchten Arbeitnehmende einen Dienst mit einem anderen Beschäftigten tauschen, müssen sie dies laut Bender mit dem Arbeitgeber absprechen. Es könnte ja sein, dass der Arbeitgeber diesen Arbeitnehmenden bewusst nicht zu dieser Zeit eingeteilt hat, weil er beispielsweise die Höchstgrenze seiner Arbeitszeit schon erreicht hat. "Für Verstöße haftet der Arbeitgeber, also muss er informiert sein", sagt Bender. 

Sagt der Arbeitgeber den Dienst aus betrieblichen Gründen ab, etwa weil es nicht genug zu tun gibt, so fällt das laut DGB Rechtsschutz in seine Risikosphäre: Arbeitnehmende bekommen trotzdem ihren Lohn.

Müssen sich Beschäftigte eigenständig um Vertretung kümmern, wenn sie Dienste nicht wie im Plan antreten können? 

"Nein", sagt Hartmann. Es sei Aufgabe des Arbeitgebers, Ausfälle zu kompensieren. "Als Arbeitnehmer ist es ausreichend, rechtzeitig mitzuteilen, wenn man den Dienst nicht wie geplant antreten kann", so Bender. Das könne etwa bei einer kurzfristigen Erkrankung der Fall sein – oder wenn man aus anderen wichtigen Gründen kurzfristig verhindert ist. Auch Ereignisse im familiären Umfeld können laut Bender zur kurzfristigen Arbeitsverhinderung führen.

Welche Wünsche muss der Arbeitgeber bei der Dienstplangestaltung berücksichtigen?

Der Arbeitgeber hat laut Bender bei der Dienstplanung auch private Interessen von Beschäftigten zu berücksichtigen – sofern dem nicht betriebliche Belange entgegenstehen. "Besonders zu berücksichtigen sind beispielsweise die Belange von Menschen, die Kinder zu betreuen haben oder Angehörige pflegen", so Bender. Solche Beschäftigte seien in erster Linie zu Zeiten einzusetzen, in denen beispielsweise eine Betreuung durch die Kita gewährleistet ist.

Auch religiöse Feiertage sind zu berücksichtigen. "Sofern es sich organisieren lässt, muss der Arbeitgeber also dem Wunsch von Beschäftigten nachkommen, an einem bestimmten Tag oder zu bestimmten Zeiten nicht zu arbeiten, wenn dessen religiöse Vorschriften dies vorsehen", sagt Bender.

Wie muss der Arbeitgeber über Änderungen informieren?

Der Arbeitgeber muss über Änderungen nicht nur rechtzeitig, sondern auch in geeigneter Form informieren. "Dies dürfte bei einer Mitteilung per SMS oder via WhatsApp an einem freien Tag des Beschäftigten nicht der Fall sein", sagt Bender. 

Er verweist darauf, dass Arbeitnehmende grundsätzlich nicht verpflichtet sind, in ihrer Freizeit Informationen des Arbeitgebers zu lesen oder gar darauf zu reagieren. "Anders kann dies sein, wenn eine Rufbereitschaft vereinbart wurde", so Bender.