Eine Abmahnung lässt einen nie kalt. Zurecht: Weil sie nicht nur das persönliche Arbeitsverhältnis beeinträchtigt, sondern auch, weil sie langfristige Folgen für die Karriere haben kann. Was ist eine Abmahnung eigentlich und welche Folgen hat sie? Fachanwalt Markus Michalka und Arbeitspsychologe Rüdiger Trimpop geben Antworten auf die wichtigsten Fragen. 

Was ist eine Abmahnung eigentlich - und wozu dient sie? 

"Eine Abmahnung ist sozusagen eine Warnung an den Arbeitnehmer, dass er ein Fehlverhalten in Zukunft nicht mehr begehen soll", sagt Markus Michalka, Fachanwalt für Arbeitsrecht in München.

Zusätzlich zu einer Warnfunktion hat sie auch eine Dokumentationsfunktion: indem man Punkte, die falsch gelaufen sind, in irgendeiner Form speichert. Deshalb sollte man sie aus Arbeitgebersicht auch immer schriftlich erteilen. "Wenn ich mich von jemandem trennen will und habe keine schriftliche Abmahnung ausgesprochen, wird es schwer - dann bräuchte ich Zeugen für eine mündliche Abmahnung."

Sie kann schwerwiegende Folgen nach sich ziehen: Eine Abmahnung ist regelmäßig Voraussetzung für eine verhaltensbedingte Kündigung (außer bei besonders schweren Pflichtverletzungen wie etwa Straftaten zulasten des Arbeitgebers).

Was sind häufige Gründe für eine Abmahnung?

Beispiele aus der Praxis von Arbeitsrechtler Michalka und Psychologen Trimpop: Oft handelt es sich um Arbeitszeitverstöße - also Zuspätkommen oder Fehler bei der Zeiterfassung. Oder Krankmeldungen wurden nicht beziehungsweise nicht rechtzeitig eingereicht. Was auch vorkommt: Die Kilometer-Abrechnung war nicht korrekt oder entsprach nicht den Anforderungen. 

Immer wieder gibt es auch Verstöße gegen IT-Richtlinien: Das heißt, es wurden verbotenerweise private E-Mails über den Dienst-Account geschrieben oder unzulässige Seiten im Internet besucht.

Was sind keine Gründe für eine Abmahnung?

Für eine Abmahnung gibt es immer verhaltensbedingte Gründe. "Das heißt, wo ich als Arbeitnehmer mein Verhalten ändern kann, kann ich auch eine Abmahnung für ein Fehlverhalten bekommen", sagt der Fachanwalt. 

Er kenne jedoch auch einen Fall, da wurde ein Mitarbeiter abgemahnt, weil er sehr stark geschwitzt habe. "Das ist natürlich Unsinn - so etwas kann man gar nicht steuern, und deshalb war die Abmahnung unzulässig", so Michalka.

Wann ist eine Abmahnung zwar möglich, aber nicht angebracht? 

Beispiel Zuspätkommen. Zwar ist das ein zulässiger Abmahnungsgrund. Kommt ein Mitarbeiter jedoch nur einmal zu spät und leistet ansonsten gute und zuverlässige Arbeit, ist eine Abmahnung häufig unverhältnismäßig.

"Wenn man ein gutes Verhältnis zueinander hat, lohnt es sich allemal, sich erst einmal direkt miteinander auseinanderzusetzen und nach Ursachen zu suchen", sagt Rüdiger Trimpop. Vielleicht erfährt der Vorgesetzte ja dann auch eine ganz plausible oder private Erklärung dafür, warum jemand neuerdings zu spät kommt oder unzuverlässig geworden ist. 

Etwa, weil er vorübergehend einen Angehörigen pflegen muss, der Partner mit schwerer Erkrankung im Krankenhaus liegt, eine Scheidung bevorsteht oder sich eine Sucht entwickelt hat. 

Was gehört in eine Abmahnung?

Zahlen, Daten und Fakten, so der Jurist Michalka. In eine Abmahnung gehören genaue Angaben, wann was vorgefallen ist, wer eventuell dabei war und dies bezeugen kann, und um welchen Fehler genau es sich gehandelt hat. Es reicht also nicht, dass dort steht: "Sie kommen immer zu spät!", sondern das Fehlverhalten muss ganz präzise beschrieben sein. Etwa wie: "Ihr Dienst beginnt um 8 Uhr, Sie sind aber am 1. Februar erst um 10 Uhr und am 3. Februar um 10.30 Uhr erschienen. Das ergibt sich aus unserem Zeiterfassungssystem."

Außerdem sollte zum Ausdruck kommen, dass der Arbeitgeber nicht damit einverstanden ist. Also etwa in der Form: "Wir sind nicht bereit, dieses Fehlverhalten hinzunehmen." Und weiter: "Sollten Sie erneut gegen diese arbeitsvertragliche Pflicht verstoßen, werden wir arbeitsrechtliche Maßnahmen ergreifen, die bis zu einer Kündigung des Arbeitsverhältnisses führen können."

Gibt es Fristen, die eingehalten werden müssen?

Nicht wirklich. "Es ist nirgendwo vorgeschrieben, dass man innerhalb eines Tages oder einer Woche reagieren muss, das kann man auch zwei Monate später tun", sagt Markus Michalka. Besonders glaubwürdig ist das aber nicht. "Wenn ein Arbeitgeber erst nach einem halben Jahr eine Abmahnung ausspricht, fragt man sich schon, ob es ihm wirklich so weh getan hat, dass er noch zu diesem Mittel greifen muss."

Muss sie persönlich überreicht werden oder reicht der Postweg? 

Beide Übergabewege sind zulässig - sowohl, das Schreiben im direkten Gespräch auszuhändigen als auch kommentarlos per Post zuzusenden. Sinnvoller ist die persönliche Variante, weil Arbeitnehmer und Arbeitgeber dann direkt ins Gespräch kommen können. 

Abgemahnt, was jetzt? Wie sollte ich reagieren? 

Das hängt im Wesentlichen davon ab, ob man die Abmahnung für angemessen oder für unberechtigt hält. "Wenn ich mich schuldig fühle, sollte ich mich auf jeden Fall erst einmal entschuldigen", meint Rüdiger Trimpop. Auch Markus Michalka rät, dann kleine Brötchen zu backen: "Auf keinen Fall auf Krawall gebürstet sein!", sagt er. Vielmehr mache es Sinn, einzuräumen, dass man Fehler gemacht habe und sich bemühen will, dass sie nicht wieder vorkommen.

Anders sieht es aus, wenn man sich völlig falsch behandelt fühlt. "In dem Moment, wo ich den Verdacht habe, da will mich nur jemand loswerden, weil es für den Betrieb vielleicht gerade wirtschaftlich schwierig ist, sollte ich auf der Hut sein", sagt Rüdiger Trimpop. Dann ist es erst mal gut, Ruhe zu bewahren und nicht wütend zu reagieren, sondern sich zurückziehen. Denn die meisten von uns sind in solch einer Situation weder geschickt noch diplomatisch.

Dann könnte man zum Beispiel etwas sagen wie: "Das hat mich jetzt total geschockt. Ich möchte mir das erst in Ruhe zu Hause anschauen und darüber nachdenken." Auf jeden Fall sei es dann ratsam, den Betriebs- oder Personalrat einzuschalten und um eine Einschätzung oder Unterstützung zu bitten. "Und je ungerechter mir die Abmahnung erscheint, umso eher würde ich auch einen Arbeitsrechtler hinzuziehen", so der Arbeits- und Betriebspsychologe.

Wie kann ich gegen eine ungerechtfertigte Abmahnung vorgehen?

Erste Möglichkeit: Der Abgemahnte wehrt sich. "Als Arbeitnehmer kann ich eine Gegendarstellung zu den Vorwürfen schreiben, die dann - ebenso wie die Abmahnung - zur Personalakte genommen wird und dort verbleiben muss", sagt Markus Michalka. Das ist vor allem dann hilfreich, wenn ich mich intern auf eine andere Stelle bewerbe: "Dann kann sich jeder, der die Personalakte liest, ein eigenes Bild machen."

Der Arbeitnehmer kann auch mit einer außergerichtlichen Aufforderung die Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte verlangen. Falls er diesem Wunsch nicht folgt, kann der Arbeitnehmer beim Arbeitsgericht klagen.

Zweite Möglichkeit: Man hält erst mal die Füße still. Diese Variante sollte man vor allem dann erwägen, wenn man erwartet, dass eventuell eine Kündigung folgt, die auf dieser Abmahnung beruht. "Wenn ich dann die Abmahnung ins Wanken bringen und eliminieren kann, ist auch die Kündigung hinfällig", so Arbeitsrechtler Michalka. Auf diese Art und Weise könnten sich die Chancen, einen möglichen Kündigungsschutzprozess zu gewinnen, erhöhen. 

Eine Abmahnung kann aber auch eine willkommene Gelegenheit sein, um strategisch vorzugehen. Michalka: "Ich könnte sie dann als Hebel nehmen, um mit dem Arbeitgeber ein Gespräch über eine Trennung in Schwung zu bringen."