Ob neuer Job oder Abschied vom alten: Einstand und Ausstand gehören zum Berufsleben oft selbstverständlich dazu. Doch wer die Kosten für Brötchen, Getränke oder einen kleinen Empfang steuerlich geltend machen will, stößt schnell an Grenzen. Denn das Finanzamt unterscheidet streng zwischen privater Höflichkeit und beruflicher Veranlassung.

Grundsätzlich gilt: "Aufwendungen sind nur dann als Werbungskosten abziehbar, wenn sie eindeutig durch den Beruf veranlasst sind", erklärt Daniela Karbe-Geßler vom Bund der Steuerzahler. Ein klassischer Einstand, also das Vorstellen im Team mit Kuchen oder Snacks, wird steuerlich häufig als private Geste gewertet. Auch ein Ausstand kann schnell in diese Kategorie fallen, etwa wenn er eher geselligen Charakter hat oder im privaten Umfeld stattfindet.

Welchen Charakter hat die Veranstaltung?

Ganz ausgeschlossen ist ein Abzug jedoch nicht. Die Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs (BFH) hat die steuerlichen Möglichkeiten in den vergangenen Jahren erweitert. Nach Auffassung der Richter sind Einstand und Ausstand gerade keine "höchstpersönlichen Ereignisse" wie Geburtstage oder Hochzeiten. Entscheidend sei vielmehr, ob die Feier überwiegend beruflich geprägt ist.

Dabei kommt es auf mehrere Faktoren an: Wer wurde eingeladen? Wo fand die Veranstaltung statt? Und wie war ihr Charakter? Ein kurzer Empfang im Betrieb mit Kollegen und Vorgesetzten wirkt deutlich beruflicher als eine private Grillfeier zu Hause mit Familie und Freunden.

Besonders interessant: "Bewirtungskosten für betriebsinterne Personen, also Kollegen oder Mitarbeiter, können unter Umständen sogar vollständig steuerlich abziehbar sein", so Karbe-Geßler. "Anders als bei Geschäftsessen mit externen Geschäftspartnern greift hier nicht zwingend die bekannte 70-Prozent-Grenze." Sie besagt, dass nur 70 Prozent der Kosten absetzbar sind, die anderen 30 Prozent gelten als privater Genuss. Auch die strengen Nachweispflichten für klassische Geschäftsessen gelten häufig nicht. Einkaufsbelege oder Rechnungen eines Caterers können bereits genügen.

Ein- oder Ausstand gut dokumentiert?

Mehrere Gerichte haben Arbeitnehmern bereits recht gegeben. So erkannte das Hessische Finanzgericht (Az. 3 K 11/10) die Kosten einer Abschiedsfeier eines Finanzbeamten als Werbungskosten an, obwohl dieser nicht in den Ruhestand ging, sondern in die Steuerberatung wechselte. Entscheidend war der berufliche Anlass des Ausscheidens aus dem Dienstverhältnis.

"Wer einen steuerlich anerkennungsfähigen Ein- oder Ausstand plant, sollte den beruflichen Charakter möglichst klar dokumentieren", rät Daniela Karbe-Geßler. Eine dienstliche Einladung, ein überwiegend beruflicher Teilnehmerkreis und ein sachlicher Rahmen können im Streit mit dem Finanzamt den entscheidenden Unterschied machen.