In Lebenslagen, in denen die Nerven ohnehin schon blank liegen, hilft ein Notfallordner, mit dem Sie und Ihre Angehörigen handlungsfähig bleiben. Doch was gehört rein in die Mappe? Wie wird sie sinnvoll angelegt? Und wo aufbewahrt? Wir beantworten die wichtigsten Fragen zum Notfallordner.

Welchen Nutzen hat der Notfallordner?

Meistens bewahren wir unsere wichtigen Unterlagen an verschiedenen Stellen auf. Im Krisenfall, etwa bei Unfall, Tod, Brand oder Computer-Chaos, bleibt uns aber keine Zeit herumzurennen, um alles zusammenzuraffen. Die Mappe bündelt die wesentlichen Dokumente und Ansprechpartner zentral an einer einzigen Stelle.

"Im Notfall schnappt man den Ordner. Mit einem Griff hat man die wichtigsten Dinge parat", sagt Arthur Wilm. Er ist Trainer für Verbraucherbildung und berät Menschen im Auftrag von Institutionen zu Vorsorge und Finanzen. Zugleich kann man den Ordner präventiv als Backup nutzen, falls Originale verloren gehen oder von Hackern, Hochwasser oder Feuer vernichtet werden.

Was kommt in den Ordner?

Das entscheidet jeder und jede für sich selbst. Die Leitfrage für die Auswahl formuliert Oliver Schmitz, Geschäftsführer des Beratungsunternehmens berufundfamilie, so: "Wenn jetzt etwas wäre, was bräuchte ich, was bräuchte die Familie, um handeln zu können?"

Eine von Schmitz und seinen Kollegen entwickelte Notfallmappe beginnt mit Telefonnummern, persönlichen Daten, führt weiter über Urkunden wie Geburts- und Heiratspapiere, Pässe, behandelnde Ärzte und Gesundheitsinformationen, Versicherungen, Bank- und Kontodaten bis hin zu Verträgen und zur Versorgung von Haustieren. Testament, Vorsorgevollmacht, Patientenverfügung, Bestattungswünsche, sowie Vollmachten für Banken, Post, Geschäft und den digitalen Nachlass sollten ebenfalls hinzukommen.

Ersatzschlüssel, etwa für Wohnung und Auto, können Sie ebenfalls reinpacken. Denken Sie daran, die Schlüssel zu beschriften. So können Sie und Ihre Familien sie besser zuordnen.

Und wie wird die Mappe sinnvoll strukturiert?

"Klare Gliederung, eindeutige Überschriften", lautet der Tipp von Arthur Wilm. Typische Unterteilungen sind Familie und Kinder, Finanzen einschließlich Kredite, Versicherungen, Gesundheit, Haus und Wohnung, Beruf und Geschäft, Auto, Vereine, Abos und Mitgliedschaften, Digitales sowie Vollmachten und Verfügungen.

Wer braucht einen Notfallordner?

Ein Notfall kann jeden und jede zu jeder Zeit unvermittelt treffen. Meistens weiß man dann vor Schreck kaum, wo einem der Kopf steht. Es ist nicht nur Hilfe zu organisieren, sondern es müssen im Zweifel auch wichtige Entscheidungen getroffen werden. Wenn dann zumindest die Recherche nach wichtigen Unterlagen entfällt, sind Sie und Ihre Angehörigen schneller handlungsfähig. Darum macht so eine Mappe für jeden Erwachsenen Sinn.

Wie vermeide ich, dass der Ordner aus allen Nähten platzt?

Bei vielen von uns würde das Material mehr als nur einen Ordner füllen. Um das zu vermeiden, empfiehlt Schmitz, möglichst nur Urkunden wie Geburts- und Heiratspapiere im Original abzulegen. Für die meisten anderen Dokumente reichen Kopien der Deckblätter.

Stichwortartige Aufstellungen sind eine ebenso platzsparende wie übersichtliche Alternative. Listen Sie Name, Bezeichnung und Kontaktdaten auf. Also: Autoversicherung Nr. X bei Gesellschaft Y, erreichbar unter Telefonnummer Z. Wohnung: Name des Vermieters plus Anschrift. Eigentümer notieren Adresse und Grundbucheintrag ihrer Immobilie, Geschäftsleute unter anderem IT-Betreuer und Steuerberater.

Beim Testament können Sie angeben, wo es hinterlegt ist. Gleiches gilt für Vorsorge- und Betreuungsvollmachten, wenn diese nicht im Original im Ordner liegen. Besitzer von Wertpapierdepots und Schließfächern halten fest, bei welcher Bank. Vermerken Sie jeweils, wen Sie bevollmächtigt haben.

Wo ist ein guter Aufbewahrungsort?

Das kommt auf Ihre Gewohnheiten an. Wer sich mit einem Aktenordner wohlfühlt, wählt diese Option. Wer die Daten digital bevorzugt, fertigt PDF-Dateien an und speichert diese ab. Entweder auf einem verschlüsselten Stick oder gleich in der Cloud. Sie können auch zweigleisig - analog und digital - fahren. Ohnehin ist die doppelte Anfertigung sinnvoll. "Redundanz erhöht die Sicherheit", sagt Schmitz. 

Ein Exemplar bewahren Sie dann zu Hause auf. Das andere geben Sie am besten einem Menschen Ihres Vertrauens in die Hand. "Das sollte der oder diejenige sein, die handeln muss, wenn Ihnen etwas passiert", sagt Schmitz. Daher sollte die Notfallmappe auch so konzipiert sein, dass Ihre Vertrauensperson damit umgehen kann. "Wer online nicht fit ist, kann mit Unterlagen in der Cloud nichts anfangen. Da ist ein Aktenordner besser", gibt Arthur Wilm zu bedenken. Beides geht auch: die Online-Version für Sie, die aus Papier für den oder die Vertrauten.

Banksafes sind kein guter Platz. Denn Sie brauchen ja im Notfall sofort Zugriff auf die Unterlagen. Das klappt bei Banken aufgrund der Öffnungszeiten nicht. Wilm rät auch von Handys ab: "Das Risiko ist hoch, dass die sensiblen Daten bei Verlust oder Diebstahl des Mobiltelefons in falsche Hände geraten."

Wie viel Aufwand erfordert die Erstellung meiner Notfallmappe?

"Es ist eine gute Wochenendbeschäftigung", schätzt Oliver Schmitz. Vorlagen bieten Orientierung. Es gibt sie zum Beispiel im Internet zum Download. Wenn Sie beim Anlegen auf Dinge stoßen, die Sie schon immer regeln wollten, kann es länger als ein Wochenende dauern.