Die jährliche Steuererklärung ist für viele Pflicht, für manche Kür - aber für fast alle ein Projekt, das gern mal aufgeschoben wird. Doch je besser die zur Erstellung notwendigen Unterlagen vorbereitet werden, desto schneller ist die Erklärung erstellt - und desto geringer das Risiko, relevante Abzüge zu übersehen.
Steuerexpertin Daniela Karbe-Geßler vom Bund der Steuerzahler rät zu einem simplen, aber wirkungsvollen System: "Einem zentralen Sammelort, analog oder digital." So sollten Steuerzahlerinnen und Steuerzahler in einem Ordner "Steuer 2025" sämtliche Belege abheften und sortieren, die später Eingang in die Steuererklärung finden sollen. Geschickt gewählte Unterordner wie "Beruf", "Vorsorge", "Spenden" oder "Immobilien" beugen später lästigen Suchen vor.
Diese Belege könnten relevant sein
Vom Arbeitgeber kommt die Lohnsteuerbescheinigung, die Basis jeder Erklärung. Schon jetzt sollten zudem die Pendeltage zur Arbeit und die einfache Entfernungskilometerzahl dorthin notiert werden. Auch die Anzahl der Homeoffice-Tage sollte fein säuberlich ermittelt werden - sie lassen sich später pauschal ohne Einzelquittung ansetzen.
Gekaufte Arbeitsmittel wie Laptop, Software oder Fachliteratur gehören ebenfalls in die Sammlung, genauso Fortbildungs- und Dienstreiseabrechnungen mit Tickets und Hotelkosten, sofern diese nicht vom Arbeitgeber erstattet wurden.
Bei Vorsorge und Gesundheit lohnt der genaue Blick: Nachweise zu Kranken- und Pflegeversicherungen, aber auch zu außergewöhnlichen Belastungen wie einer Sehhilfe, einem zahnärztlichen Eingriff, Medikamenten oder Therapiefahrten können die Steuerlast senken. Voraussetzung ist, dass der zumutbare Eigenanteil, der sich unter anderem nach dem Einkommen und dem Familienstand richtet, überschritten wurde.
Gemeinnützige Spenden erfordern Quittungen, Ehrenamtspauschalen eine Bescheinigung des Trägers. Häufig unterschätzt werden Abzüge rund um die eigenen vier Wände. Handwerkerleistungen und haushaltsnahe Dienstleistungen sind steuerlich relevant, entscheidend ist der ausgewiesene Arbeitsanteil. Für Familien zählen zudem Betreuungs- und Kitakosten. Diese sind im Veranlagungsjahr 2025 bis zu 80 Prozent absetzbar, maximal jedoch in Höhe von bis zu 4.800 Euro pro Jahr und Kind.
Abgabeschluss ist für viele der 31. Juli 2026
Für Vermieter wird die Vorbereitung schnell komplex. Grundsteuerbescheide 2025, Mietübersichten, Makler-, Notar- und Reparaturrechnungen, Darlehenszinsen oder Bauunterlagen für die Abschreibung sollten lückenlos abgelegt werden. Eine standardisierte Benennung der Dateien erleichtert später die Eingabe per Elster oder Software und hilft bei möglichen Rückfragen des Finanzamts.
"Stichtag für die Abgabe der Steuererklärung 2025 ist für pflichtveranlagte Steuerzahler ohne steuerliche Beratung der 31. Juli 2026", sagt Daniela Karbe-Geßler. Wer sich bei der Erstellung seiner Steuererklärung von einem Lohnsteuerhilfeverein oder einem Steuerberater unterstützen lässt, hat für die Abgabe bis zum 1. März 2027 Zeit. Steuerzahlerinnen und Steuerzahler, die nicht zur Abgabe einer Steuererklärung verpflichtet sind, haben sogar vier Jahre Zeit - also bis zum 31. Dezember 2029.
