Mit Plan und Pareto-Prinzip: Tipps für stressige Zeiten

Besuche planen, Geschenke besorgen und die letzten Projekte für das Jahr im Job abschließen: Beruf und Privatleben unter einen Hut zu bringen, das kann immer stressig sein. Für viele ist es das besonders rund um die Weihnachtszeit.

Die Initiative Neue Qualität der Arbeit (INQA) nennt auf ihrer Website Methoden, die bei der Stressbewältigung helfen können - in der Arbeitswelt und im Privatleben.

ALPEN-Methode fürs Zeitmanagement

Ein Beispiel: das ALPEN-Zeitmanagement. Die Idee dahinter: Nimmt man sich Zeit, die Arbeit zu planen, gebe das Struktur, heißt es in dem Online-Beitrag. Schließlich können Sie Erledigtes abhaken und wissen immer, wo Sie stehen. Konkret heißt das:

• Das A steht für Aufgaben notieren, also Termine und geplante Aktivitäten.
• Das L steht für Länge schätzen, also die Zeit, die sie zur Bewältigung jeder Aufgabe brauchen.
• Der nächste Schritt ist das P. Es steht für Pufferzeiten einplanen. Genauer: 60 Prozent verplanen, 40 Prozent Puffer lassen.
• Das E steht für Entscheidungen treffen: Welche Priorität gebe ich jeder Aufgabe?
• Schließlich folgt das N für Nachkontrolle: Sind alle Aufgaben erledigt? War mein Plan realistisch? War das nicht der Fall: Die Aufgaben und die dafür benötigte Zeit das nächste Mal besser einschätzen.

Mit dem Pareto-Prinzip Deadlines einhalten

Auch das Pareto-Prinzip kann bei Stress helfen. Etwa wenn man befürchtet, Deadlines zu reißen. Es besagt, dass für 80 Prozent der Arbeit nur 20 Prozent der Zeit benötigt werden: Es sind die Details, die den meisten Aufwand verursachen.

Hat man zu wenig Zeit, kann es also helfen, von zehn Aufgaben die zwei mit Abstand wichtigsten herauszufiltern und sich auf diese zu fokussieren. Dann hat man zwar nicht alle To-dos erfüllt, aber die zentralen - und die Deadline eingehalten.

Ein Fahrplan für den Feierabend

Sinnvoll außerdem, besonders in stressigen Phasen: Einen Feierabend-Fahrplan erstellen. Denn nach der Arbeit brauche die Psyche Zeit zum Herunterkommen, heißt es in dem Beitrag.

Helfen Sie also mit Ritualen nach, die signalisieren: Bis hierher war Arbeit, jetzt kommt Freizeit. Konkrete Rituale können das Ablegen der Arbeitskleidung sein, das Ausspülen des Kaffeepotts oder das Herunterfahren des Laptops im Homeoffice.

Hat man nicht alle Aufgaben bis Feierabend erledigt, schreibt man sie am besten für den nächsten Tag auf, um sie aus dem Kopf zu bekommen. Sorgen Sie zudem für eine kurze Zeit der Reizarmut, um die Gedanken zu ordnen, so der Rat der Initiative. Also: Drei Minuten auf TV, Radio oder Gespräche verzichten.

Kontrasterlebnis in den Pausen

In stressigen Zeiten ebenfalls wichtig: Regelmäßige Pausen einlegen - und sie am besten als Kontrasterlebnis gestalten. Bedeutet: Woanders hingehen, etwas anderes tun oder sehen, etwas anderes hören, an etwas anderes denken, über etwas anderes sprechen. Das schafft Distanz.

Ein Tipp daher: Die Pause besser nicht für Arbeitsessen nutzen.