Wie Sie Ihre Business-Mails schnell und einfach verbessern

Regungslos verharrt der Mauszeiger auf dem Senden-Button des E-Mail-Programms, während die Augen noch ein letztes Mal über den Text huschen. Kann man das wirklich so schreiben? Ist es zu förmlich, zu locker, womöglich gar unverständlich? Geschäftliche Kommunikation geht nicht jedem leicht von der Hand. 

Manch einer holt sich inzwischen Hilfe - und fragt etwa KI-Programme wie ChatGPT um Rat. Das ist aber längst nicht überall geläufig - und ohne Erlaubnis des Arbeitgebers auch gar nicht erlaubt. Die Kommunikationstrainerinnen Claudia Marbach und Viola Moritz geben Tipps: 

Einfache Ansprache wählen

Die Ansprache kann man im beruflichen E-Mails simpel halten. "Wenn ich jemanden gar nicht kenne oder keinen Namen habe, kann ich einfach Guten Tag oder Guten Morgen schreiben", schlägt Claudia Marbach vor. Der Vorteil dieser Ansprache: Sie ist genderneutral.

Bei "Liebe/r…" als Anrede in E-Mails scheiden sich die Geister. "Dazu habe ich jedes Mal viele Diskussionen in meinen Workshops. Manchen Menschen ist diese Ansprache zu nah", sagt Viola Moritz. Grundsätzlich komme es auf die Branche und das einzelne Unternehmen an. In alteingesessenen Branchen sei die Kommunikation oft formeller, in kleineren oder jüngeren Unternehmen hingegen vertrauter. 

Sie und du clever mixen

Siezen unter Kollegen ist heute selten, eher kommt das in der Kommunikation mit der Chefetage vor. Diese unterschiedliche Handhabung kann in der E-Mail-Kommunikation zur Herausforderung werden. "Dann finde ich es schön zu schreiben: Guten Morgen, Ihnen und euch allen", rät Claudia Marbach.

Präzise und eindeutig formulieren

Wer mit einer E-Mail überzeugen will, sollte zudem darauf achten, die Dinge auf den Punkt zu bringen. "15 bis 17 Wörter in einem Satz sind das Maximum, das wir gut erfassen können, ohne ein zweites Mal lesen zu müssen", sagt Viola Moritz. "Fragen Sie sich, welche Informationen Ihr Gegenüber hat und wo Sie ihn abholen müssen, damit er Ihr Anliegen versteht."

Je näher die schriftliche Kommunikation an einer vernünftigen Alltagssprache liege, desto "wertschätzender und respektvoller" sei sie, sagt Claudia Marbach. Übertriebene Höflichkeit sei dabei genauso wenig angebracht wie Abkürzungen. "Mit Abkürzungen riskiere ich, dass mich nicht jeder versteht und zum anderen signalisiere ich, das Wort nicht ausschreiben zu müssen, weil mir der andere nicht wichtig genug ist." 

Subjekt-Prädikat-Objekt-Sätze nutzen

Schwierig sind laut Marbach auch Sätze wie: "Gerne schicke ich Ihnen den Vertrag". Besser: Subjekt-Prädikat-Objekt-Sätze. "Sonst bekommt der Satz etwas Unnatürliches, Distanziertes", sagt die Trainerin. Sie rät zudem vom häufig verwendeten Nominalstil ab. Sätze wie "Mit der Bitte um Bearbeitung" kommen ihrer Ansicht nach im "Befehlston" daher. Angebrachter seien Sätze wie: "Bist du so nett und gibst die Rechnung frei?"

Floskeln vermeiden

Junge Menschen kommunizieren im Job gar nicht unbedingt anders als ältere, sagt Claudia Marbach. "Meine Erfahrung ist eher, dass junge Leute im Job auf Nummer sicher gehen und sich unfassbar schnell anpassen. Da werden gerne mal alte Floskeln von vor zwanzig Jahren rausgekramt, weil sie dann wissen, sie machen nichts falsch."

Formulierungen wie "Sehr geehrte Damen und Herren …", "Mit freundlichen Grüßen" oder Konjunktive wie "hätte/würde/könnte" sind heute aber nicht mehr wirklich modern. "In den 60er-Jahren haben wir gelernt, sehr formal zu formulieren. Heute schreiben wir nicht mehr so devot, sondern klar und direkt, worum es uns eigentlich geht", sagt Viola Moritz. 

Das passende Medium wählen

Ob das persönliche Gespräch, die E-Mail oder die Messenger-Nachricht: Welches Medium sich für welches Thema eignet, sollten Berufstätige individuell abwiegen. Grundsätzlich gilt: "In der mündlichen Kommunikation können wir komplexe Inhalte besser darstellen oder Konflikte lösen", sagt Moritz. E-Mails oder Messenger-Nachrichten eignen sich hingegen eher für kurze Absprachen, um das Besprochene zu verschriftlichen oder sich gegenseitig auf Stand zu bringen. 

Emojis sparsam einsetzen

Laut DIN-Norm 5008 aus dem Jahr 2020 dürfen Emojis und Co. auch in der beruflichen Kommunikation zur Anwendung kommen. "Das ist in der praktischen Arbeitswelt aber noch nicht richtig angekommen", sagt Viola Moritz. 

In E-Mails können sie unter Umständen zu Problemen führen, nicht jedes Programm kann Emojis richtig anzeigen. Und sie werden unterschiedlich verstanden. Wer nicht auf Zwinkersmileys verzichten will, sollte Viola Moritz zufolge im Business-Kontext maximal ein bis zwei eher einfache und verständliche Emojis nutzen.