Zeitmanagement: So bringen Sie Struktur in Ihren Arbeitstag

Die Uhr tickt für alle gleich, 60 Minuten pro Stunde, 24 Stunden pro Tag. Und trotzdem gibt es diese Arbeitstage, an denen man mit dem frustrierenden Gefühl nach Hause geht, schier gar nichts zustande gebracht zu haben. Während die Kollegin am Schreibtisch gegenüber einen Punkt nach dem anderen auf ihrer To-do-Liste abhaken konnte.

In welcher Reihenfolge sie ihre Aufgaben im Job angehen, dürfen viele Menschen selbst entscheiden. Erst die Mails? Die Präsentation fürs Meeting? Oder das Dossier, um dessen Prüfung der Kollege gebeten hatte? Seine Abläufe selbst organisieren zu dürfen, bedeutet Freiheit. Aber auch die Verpflichtung, eigeninitiativ Struktur in den Tag zu bringen, um die Zeit bestmöglich zu nutzen.

Zeitmanagement sollte nach Ansicht von Anjana Ahnfeldt mehr sein sollte als der Versuch, jede Minute produktiv zu nutzen: "Zeitmanagement ist ein Element der Selbstführung. Es geht um die Frage, wie man sein Leben gestaltet, wie man mit seiner Zeit umgeht", sagt die Trainerin für Zeitmanagement.

Aufs Papier und raus auf dem Kopf

Ein guter erster Schritt zu mehr Struktur im Arbeitstag: Dinge aufschreiben, die zu erledigen sind, um mehr Ruhe ins Denken zu bringen. "Wenn man etwas schriftlich festgehalten hat, ist es erst einmal raus aus dem Kopf und man muss sich nicht mehr angestrengt bemühen, es nicht zu vergessen", sagt Cordula Nussbaum, die sich seit vielen Jahren mit dem Thema Zeitmanagement beschäftigt.

Dabei geht die Beraterin auch der Frage nach, warum bewährte Strategien bei manchen Menschen nicht funktionieren. "Sehr systematische Menschen, die in einem planbaren, strukturierten Umfeld arbeiten, kommen mit Listen gut klar, die sie priorisieren und abarbeiten können."

Aber es gebe eben auch andere Typen, die "kreativen Chaoten", die eher spontan und impulsiv agierten. Ein strikt getaktetes Zeitmanagement funktioniere bei ihnen nicht, und "sie verlieren sehr viel Energie, weil sie es nicht schaffen, sich daran zu halten", sagt Nussbaum.

Im Aufgabenspeicher Themen sammeln

Sie empfiehlt stattdessen einen Aufgabenspeicher, in dem die zu erledigenden Themen gesammelt werden, aber - bis auf die tatsächlich tagesaktuellen Aufgaben - vom Kalender entkoppelt sind. Erledigt werden muss die Arbeit natürlich auch hier, aber es bleibt mehr Spielraum zu entscheiden, was wann getan wird.

Oft prallen im Team unterschiedliche Arbeitsweisen aufeinander: Die eine strukturiert sich mit To-do-Listen, der andere braucht den Druck der Deadline. "Wichtig sind Kommunikation und Transparenz", sagt Ahnfeldt - und Klarheit über die Frage, was man als wichtig bewertet. "Das kann sehr subjektiv sein".

Strukturiert versus chaotisch, das könne auch ein Gewinn fürs Team sein, sagt Cordula Nussbaum: "Dann hat man zum einen die kreativen Ideen, aber auch jemanden, der dafür sorgt, dass sie zu Ende gebracht werden."

Auf die Performance im Job hat Zeitmanagement laut einer Studie des kanadischen Wissenschaftlers Brad Aeon ohnehin gar keine so großen Auswirkungen. Gemeinsam mit Kollegen wertete er mehr als 150 Forschungsarbeiten aus. Einen Benefit gibt es aber durchaus: Funktionierendes Zeitmanagement verbessert demnach vor allem das Wohlbefinden und die Lebenszufriedenheit.

Welche Zeitmanagement-Methode funktioniert - "das muss jeder für sich herausfinden", sagt Anjana Ahnfeldt. Und dafür sollte man sich auch die nötige Zeit nehmen: Ein paar Wochen seien schon notwendig, bis sich neue Gewohnheiten einspielten.

Zeitmanagement: Diese Methoden können Sie testen

• Der Klassiker ist die To-do-Liste, auf der die Aufgaben gesammelt und priorisiert werden. In einem Tagesplan ordnet man sie zusätzlich jeweils einem Zeitfenster zu.

• Bei der Alpen-Methode steht jeder Buchstabe für einen Schritt, der helfen soll, den Berg der Anforderungen zu erklimmen: A wie Aufgaben aufschreiben, L wie Länge einschätzen, P wie Pufferzeit einplanen, E wie Entscheidungen über Prioritäten treffen und N wie Nachkontrollieren, ob der Plan aufgegangen ist.

• Bei der "Eat the frog"-Methode startet man den Arbeitstag gleich mit der unangenehmsten Aufgabe, um dann mit einem Gefühl der Erleichterung produktiv weiterarbeiten zu können.

• Die Pomodoro-Technik basiert auf der Tatsache, dass die Konzentrationsfähigkeit begrenzt ist: 25 Minuten wird an einer - und nur dieser - Aufgabe gearbeitet, dann folgen fünf Minuten Pause, bevor die nächste konzentrierte Phase startet.

• Bei der ABC-Analyse werden die zu erledigenden Dinge kategorisiert: A-Themen haben die höchste Bedeutung für das gesteckte Ziel, C-Themen die geringste Relevanz. Entsprechend sollte die Arbeitszeit dann verteilt werden.

• Auch bei der Eisenhower-Methode werden die Tätigkeiten in Kategorien eingeteilt, von "wichtig und dringend" über "nicht dringend, aber wichtig" und "nicht wichtig, aber dringend" bis "weder dringend noch wichtig". Ersteres sollte selbst und letzteres gar nicht bearbeitet werden, die übrigen Dinge sollten entweder terminiert oder an Kollegen delegiert werden.

• Die 2-Minuten-Regel hilft, die To-do-Liste übersichtlich zu halten: Was weniger als zwei Minuten dauert, wird sofort erledigt und gar nicht erst auf die Liste gesetzt.